Kaji Ulang Manajemen 2016

Sebagai laboratorium yang telah terakreditasi ISO/IEC 17025 : 2005 oleh Komite Akreditasi Nasional sejak tanggal 25 Maret 2015 dengan No. KAN LP-892-IDN. Laboratorium Lingkungan Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang mempunyai kewajiban menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu laboratorium sehingga bersifat dinamis dan senantiasa mengikuti perkembangan jaman yang berkaitan dengan kebijakan mutu, ruang lingkup pengujian, panduan mutu, prosedur dan instruksi kerja yang dikembangkan sesuai kebutuhan. Dokumen mutu yang digunakan harus dikomunikasikan dan dipahami oleh personel yang tepat agar laboratorium mampu menjamin mutu hasil pengujian secara terus menerus dan berkesinambungan.

Berkaitan hal tersebut telah digelar acara Kaji Ulang Manajemen Laboratorium di Ruang Pertemuan Laboratorium Lingkungan Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang pada tanggal 28 Maret 2016. Acara ini dihadiri personel Laboratorium Lingkungan yang terdiri dari Manajer Mutu, Manajer Teknis, Manajer Administrasi dan staf Laboratorium. Pada sambutan pembukaan dibuka oleh Kepala Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang Bapak Ir. H. Sukirno selaku selaku Manajer Puncak Laboratorium. Kemudian dilanjutkan oleh Manajer Mutu oleh Ibu Devy Puspitasari, S.Si, disampaikan tujuan kaji ulang manajemen sebagai evaluasi terhadap seluruh rangkaian sistem mutu laboratorium sehingga dapat menjamin terlaksananya kegiatan sistem mutu laboratorium secara konsisten dan berkesinambungan. Dalam penerapan sistem manajemen mutu laboratorium banyak ditemukan masalah yang menjadi kendala pada semua sistem manajemen mutu terutama pada hasil audit internal, proses akreditasi dan hal manajemen yang terkait. Walaupun temuan ketidaksesuaian audit internal telah diperbaiki, maka perlu dilakukan penyesuaian agar dapat menjalankan fungsinya untuk mencegah masalah terulang lagi dan melakukan peningkatan kompetensi dan profesionalisme personel pengujian.

Pada bidang teknis disampaikan oleh Manajer Teknis yaitu Bapak Edrus Himawan, ST. Hal yang disampaikan terkait bidang teknis mencakup semua rangkaian sistem mutu teknis, dimulai dari kaji ulang permintaan pengujian, rangkaian pengujian, pengendalian mutu pengujian sampai diterbitkannya hasil uji, kalibrasi peralatan dan monitoring bahan-bahan kimia yang digunakan dan hal-hal teknis lainnya. Pada Kaji ulang manajemen ini disampaikan sertifikat hasil uji yang diterbitkan di tahun sebelumnya dan rencana penambahan ruang lingkup pengujian di laboratorium.

Untuk bidang admisnistrasi disampaikan oleh manajer Administrasi yaitu Ibu Ir. Erlina. Hal yang dipaparkan dari bidang administrasi terkait urusan pada pihak luar (eksternal) laboratorium, seperti pelayanan kepada pelanggan, pengaduan dan umpan balik dari pelanggan.

Kaji Ulang Manajemen merupakan suatu tahapan penting dalam proses implementasi sistem manajemen mutu yaitu kaji ulang secara menyeluruh yang bertujuan untuk menjamin bahwa seluruh rangkaian sistem mutu yang berlaku selalu dimutakhirkan serta memastikan kesinambungan, kesesuaian, dan kecukupan terhadap persyaratan mutu ISO/IEC 17025 : 2005. Kegiatan ini perlu dilaksanakan karena dalam penerapan sistem mutu masih ditemukan beberapa masalah yang menjadi kendala dalam proses akreditasi yang berkaitan dengan sistem mutu yaitu adanya temuan ketidaksesuaian pada audit internal. Kaji ulang manajemen ini juga merupakan sarana untuk melakukan evaluasi sistem mutu sehingga menghasilkan peningkatan kompetensi laboratorium dan profesionalisme personel laboratorium khususnya semua personel yang berada pada Laboratorium Lingkungan Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang.

sistem manajemen mutu laboratorium yang ada di Laboratorium Lingkungan Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang dituangkan dalam 4 level dokumen atau piramida dokumentasi sistem manajemen mutu yaitu level 1 panduan mutu, level 2 standar operasional prosedur mutu, level 3 instruksi kerja dan level 4 formulir dan rekaman kegiatan. Total dokumen yang dikaji sebanyak: 25 dokumen. Yang terdiri dari 15 dokumen manajemen dan 10 dokumen teknis.

Kegiatan Kaji Ulang Manajemen dilaksanakan selama 1 hari, dimulai dari jam 08.00 – 11.45. kegiatan ini dilaksanakan di Ruang Pertemuan Laboratorim Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang. Dari hasil Kaji ulang manajemen ditetapkan ada beberapa hal yang perlu ditindaklanjuti. Berikut hasil risalah rapat Kaji ulang manajemen yang akan ditindaklanjuti pada tahun 2016, sebagai berikut :

1. Perbaikan lemari yang ada untuk penyimpanan dokumen

2. Pengurusan website laboratorium

3. Pengadaan HD eksternal untuk back up data

4. Pelatihan personil terkait pelayanan prima dan pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai

5. Pelatihan adit internal untuk auditor

6. Instalasi ulang jaringan listrik laboratorium

7. Upgrade PC di adminitrasi