Kaji ulang dokumen merupakan forum pembahasan dokumen sistem mutu laboratorium yang berkaitan dengan pelaksanaan pengujian dan hal-hal teknis lainnya untuk peningkatan sistem mutu laboratorium dalam memelihara rekaman yang relevan dengan ISO/IEC 17025 : 2005. Semua usulan revisi dokumen telah dibahas dan selanjutnya akan disosialisasikan kepada seluruh personel pengujian dan bidang terkait sehingga dapat diimplementasikan secara konsisten, efektif dan efisien, serta dipelihara secara terus menerus untuk perbaikan sistem manajemen mutu laboratorium yang lebih berdaya guna demi kepuasan pelanggan.
Kaji Ulang Dokumen secara umum merupakan suatu tahapan penting dalam proses implementasi sistem manajemen mutu yaitu kaji ulang dokumen bidang teknis yang bertujuan untuk menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku selalu dimutakhirkan serta memastikan kesinambungan, kesesuaian, dan kecukupan terhadap persyaratan mutu ISO/IEC 17025 : 2005. Kegiatan ini perlu dilaksanakan karena dalam penerapan sistem mutu masih ditemukan beberapa masalah yang menjadi kendala dalam proses akreditasi yang berkaitan dengan dokum zen mutu yaitu adanya temuan ketidaksesuaian pada audit internal. Kaji ulang dokumen ini juga merupakan sarana untuk melakukan evaluasi dokumen sistem mutu sehingga menghasilkan peningkatan kompetensi laboratorium dan profesionalisme personel laboratorium.
Dokumen sistem manajemen mutu laboratorium yang ada di Laboratorium Lingkungan Kantor Lingkungan Hidup Kabupaten Ketapang dituangkan dalam 4 level dokumen atau piramida dokumentasi sistem manajemen mutu yaitu level 1 panduan mutu, level 2 standar operasional prosedur mutu, level 3 instruksi kerja dan level 4 formulir dan rekaman kegiatan. Total dokumen yang dikaji sebanyak: 25 dokumen. Yang terdiri dari 15 dokumen manajemen dan 10 dokumen teknis. Adapun tujuan dari Kegunaan dari dokumentasi sistem manajemen mutu antara lain :
Persyaratan akreditasi
Sebagai acuan yang pasti untuk penerapan sistem manajemen mutu sehingga terjamin konsistensi mutu
Untuk menghindari pengertian ganda terhadap penerapan prosedur, metode, dan insrtuksi kerja
Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab, wewenang, dan uraian tugas personel
Menumbuhkan rasa percaya diri pada seluruh personel
Mampu memberikan jaminan dan menumbuhkan kepercayaan bagi pelanggan.
Dalam penerapan sistem manajemen mutu laboratorium banyak ditemukan masalah yang menjadi kendala khususnya pada bidang teknis yang berkaitan secara langsung pada proses akreditasi seperti hasil uji profisiensi, kompetensi personel yang tidak sesuai tugas, kekurangan data pengujian, hasil verifikasi/validasi yang tidak memenuhi syarat, pemakaian baku pembanding yang tidak bersertifikat, peralatan yang belum terkalibrasi, kesalahan pemindahan data pengujian atau penggunaan dokumen kadaluarsa. Walaupun temuan ketidaksesuaian audit internal dan eksternal telah diperbaiki, perlu dilakukan penyesuaian agar dapat menjalankan fungsinya untuk mencegah masalah terulang lagi dan melakukan peningkatan kompetensi dan profesionalisme personel pengujian.